Belső visszaélés-bejelentési szabályzat

 

I. ÁLTALÁNOS RÉSZ

1. Bevezetés

A II. Kerületi Sport és Szabadidősport Nonprofit Kft. (a továbbiakban: Társaság) a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentéséről szóló szabályokról 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasz tv.) 18. § (1) és (2) bekezdése valamint a 31.§ (2) bekezdés b) pontja szerinti kötelezettségének eleget téve a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információk, valamint az általa belső szabályzatokban megállapított magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélésbejelentési rendszert hoz létre. Ezen visszaélés-bejelentési rendszer használatával és működéssel összefüggésben, az ezekkel kapcsolatos belső eljárásrendek és szabályok meghozatala érdekében az alábbi szabályzatot (a továbbiakban: Szabályzat) alkotja.

2. A Szabályzat célja, hatálya

2.1. A Szabályzat célja

2.1.1. A jelen Szabályzat célja, hogy a Társaság a működését érintő visszaélésekkel kapcsolatban egy olyan visszaélés-bejelentési rendszert alakítson ki, amely a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvényben (a továbbiakban: Mt.) foglaltak tiszteletben tartása mellett megfelel a Panasz tv. előírásainak, és a Bejelentők védelme mellett elősegíti a Visszaélések megszüntetését.

2.1.2. A jelen Szabályzatban a Társaság kialakítja a bejelentések hatékony vizsgálatának eljárásrendjét, a Bejelentő és a bejelentésben érintett személyek személyes adatainak védelme érdekében betartandó intézkedéseket, azzal a céllal, hogy közérthető módon és világosan meghatározza bejelentésvédelmi rendszerét.

2.2. Fogalommeghatározások

2.2.1. Foglalkoztatásra irányuló jogviszony: minden olyan jogviszony, amelyben a Foglalkoztatott a Foglalkoztató részére és annak irányítása alatt ellenérték fejében tevékenységet végez vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.2.2. Foglalkoztató: aki természetes személyt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében foglalkoztat.

2.2.3. Foglalkoztatott: az a természetes személy, aki a Foglalkoztató számára és annak irányítása alatt foglalkoztatásra irányuló jogviszony keretében, ellenérték fejében tevékenységet végez, vagy önmaga foglalkoztatását végzi.

2.2.4. Panasz: olyan kérelem, amely egyéni jog- vagy érdeksérelem megszüntetésére irányul, és elintézése nem tartozik más – így különösen bírósági, közigazgatási – eljárás hatálya alá. A Panasz javaslatot is tartalmazhat.

2.2.5. Közérdekű bejelentés: olyan körülményre hívja fel a figyelmet, amelynek orvoslása esetleg megszüntetése a közösség vagy az egész társadalom érdekét szolgálja. A közérdekű bejelentés javaslatot is tartalmazhat.

2.2.6. Bejelentés: panaszt vagy Közérdekű bejelentést tartalmazó szóbeli vagy írásbeli közlés, amelyet a Bejelentő személy a visszaélés-bejelentési rendszerben a címzetthez eljuttat.

2.2.7. Visszaélés: bármely olyan tett vagy mulasztás, mely ellentétes a Társaságra, illetve a Foglalkoztatottakra irányadó jogszabályokkal, a Társaság belső szabályzataival, ideértve különösen a jelen Szabályzat 3. pontjában meghatározott alapelveket és követelményeket.

2.2.8. Bejelentő: az a személy, aki a bejelentést a visszaélés-bejelentési rendszerben megteszi.

2.2.9. Bejelentésben érintett személy: a bejelentésben érintett természetes természetes vagy jogi személy.

2.3. A Szabályzat hatálya

2.3.1. Jelen Szabályzat hatálya kiterjed a Társaság tisztségviselőire, valamint — függetlenül a jogviszony jellegétől – valamennyi Foglalkoztatottjára (a továbbiakban együttesen: Foglalkoztatottak), továbbá mindazokra, akik a Panasz tv., illetve a jelen Szabályzat 6.1. pontja alapján a Társaság működése során tapasztalt visszaélések bejelentésére jogosultak.

2.3.2. A Szabályzat hatálya nem terjed ki azon panaszok vagy közérdekű bejelentések fogadására és kivizsgálására, amelyek vonatkozásában tartalmuk szerint más jogszabály szerint kijelölt szerv jogosult és köteles eljárni (pl.: bűncselekmény esetén rendőrség, bíróság).

 

II. VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSRE OKOT ADÓ KÖRÜLMÉNYEK

3. Általános alapelvek

3.1. A Társaság által Foglalkoztatottak kötelesek munkájukat a tőlük elvárható tisztességgel, a vonatkozó jogszabályoknak, munkáltatói utasításoknak és szakmai követelményeknek megfelelő gondossággal, hozzáértéssel és felelősséggel végezni. Ezzel összefüggésben a Foglalkoztatottak kötelesek tartózkodni minden olyan tevékenységtől és magatartástól, mely a rájuk irányadó jogszabályokkal, továbbá a Társaság belső szabályzataival ellentétes. A Foglalkoztatottak tevékenységükkel kötelesek elősegíteni a Társaság hatékony és megfelelő működését, gazdasági céljainak elérését, jó hírnevének előmozdítását és fenntartását.

3.2. A Foglalkoztatottak kötelesek minden, a munkájuk során tudomásukra jutott szakmai, üzleti és személyes vagy egyéb adatot és információt bizalmasan kezelni. Megfelelő felhatalmazás nélkül ezeket az információkat a foglakoztatott nem jogosult nyilvánosságra hozni, illetve harmadik személy(ek) tudomására hozni, kivéve, ha az információ közlése jogszabályi vagy szakmai kötelessége.

3.3. A Foglalkoztatottak tevékenységük során kötelesek együttműködni más munkavállalókkal és törekedni a jó munkakapcsolat kialakítására. Ezzel összefüggésben köteles munkatársait az általa is elvárt tisztelettel kezelni, továbbá köteles a tőle elvárható mértékben segíteni a munkatársak munkáját a rendelkezésére álló ismeretek, tapasztalatok szerint.

3.4. A Foglalkoztatottaknak munkahelyi tartózkodásuk egésze során tartózkodniuk kell a munkatársak közötti hátrányos megkülönböztetéstől. A diszkrimináció tilalma különösen a vezető állású munkavállalók körében kell, hogy érvényesüljön az alkalmazási feltételek és munkafeltételek megállapítása során, az előmeneteli rendszerben, a juttatások meghatározása során, illetve a kártérítési és fegyelmi felelősség megállapítása során. A foglalkozatottak folyamatosan kötelesek tiszteletben tartani más személyek emberi méltóságát, személyiségi jogait.

3.5. A Társaság által foglalkoztatott személyek kötelesek betartani a Társaság belső szabályzataiban meghatározott magatartási követelményeket.

4. A Bejelentés tárgya

4.1. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.

 

III. A TÁRSASÁG BEJELENTÉSVÉDELMI RENDSZERE 

5.1. A belső visszaélés-bejelentő rendszert a Társaság saját maga, önállóan, külső közreműködő bevonása nélkül hozza létre és működteti.

A Társaság a belső visszaélés-bejelentő rendszer működtetésére dr. Csordás Levente ügyvédet (1052 Budapest, Semmelweis utca 14., 3. emelet 11.) jelöli ki (továbbiakban: Kijelölt Személy). A Társaság a Kijelölt Személy helyettesítésére (a Kijelölt Személy akadályoztatottsága vagy a visszaéléssel kapcsolatos érintettsége esetén) dr. Békés Sándor ügyvédet (1052 Budapest, Semmelweis utca 14., 3. emelet 11.) jelöli ki (továbbiakban: helyettes Kijelölt Személy). A Kijelölt Személyt és a helyettes Kijelölt Személyt e faladatkör ellátásában a Társaság munkáltató nem utasíthatja és semmilyen módon nem befolyásolhatja (ahol a Szabályzat kifejezetten eltérően nem rendelkezik, úgy Kijelölt Személy alatt a helyettes Kijelölt Személyt is érteni kell).

5.2. A belső visszaélés-bejelentő rendszer működésnek kereteit jelen Szabályzat határozza meg. A Szabályzat keretei között a Kijelölt Személy önállóan határozza meg a kivizsgálás módszerét, kiválasztja a szükség esetén meghallgatásra kerülő személyek körét és a szükséges bizonyítási eszközöket. A vizsgálatok lefolytatására a Társaság köteles olyan elkülönített helyiséget biztosítani, ahol a meghallgatás technikai feltételei és a résztvevő személyek személyiségi jogainak védelme teljeskörűen biztosítható.

 

IV. A BEJELENTÉSRE JOGOSULTAK

6.1. A bejelentésre jogosultak köre:

A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet
a) a Foglalkoztató által Foglalkoztatott,
b) az a Foglalkoztatott, akinek a Foglalkoztatónál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt,
c) a Foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.

6.2. A belső visszaélés-bejelentési rendszerben bejelentést tehet továbbá
a) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolatban áll,
b) a Foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
c) a Foglalkoztatóval szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy,
d) a Foglalkoztatónál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes,
e) a Foglalkoztatóval az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és
f) az a személy, akinek az a), b) vagy d) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Foglalkoztatóval megszűnt.

7. A Bejelentők adatszolgáltatása, illetve a rájuk vonatkozó személyesadat-kezelés

7.1. A Bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. A Bejelentő a bejelentésének megtételekor külön kérheti személyes adatainak (nevét és a beazonosításához szükséges adatokat) nyilvánosságra hozatalát. Jogi személy Bejelentő a bejelentés megtételekor köteles megadni székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét.

7.2. A Bejelentőkre, továbbá a bejelentéssel érintett más személyekre vonatkozó személyes adatok kezelésével kapcsolatos tájékoztatást jelen Szabályzat 1. sz. mellékleteként megállapított „Adatkezelési tájékoztató” tartalmazza.

 

V. A BEJELENTÉS

8. A Bejelentés módjai

8.1. A Bejelentésre az alábbi módokon van lehetőség

a) szóban: személyesen a 1052 Budapest, Semmelweis utca 14., 3. emelet 11. ajtó címen hétköznap, a bejelentés kezelésére Kijelölt Személlyel történt előzetesen egyeztetett időpontban.
b) írásban: elektronikus úton a csordas.levente@gmail.com vagy a bekes@drbekes.hu e-mail címre megküldve.

8.2. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentésről a Kijelölt Személy írásbeli jegyzőkönyvet készít a 9. pontban meghatározott tartalommal. A jegyzőkönyv tartalmát a Bejelentő aláírás előtt megtekintheti, annak tartalmára kiegészítést, javaslatot tehet.

8.3. A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

8.4. Szóbeli bejelentés esetén a Bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

8.5. Az írásbeli bejelentés előterjesztésének elősegítésére jelen Szabályzat 2. sz. mellékleteként „Bejelentési formanyomtatvány” minta kerül közzétételre, mely tartalmazza az eredményes, kivizsgálásra alkalmas bejelentés tartalmi követelményeit. A minta használata nem kötelező, a Társaság a közzététellel elő kívánja segíteni a belső visszaélés-bejelentési rendszer működésének eredményességét. Az írásbeli bejelentés kézhezvételéről a Kijelölt Személy 7 napon belül visszaigazolást küld. A visszaigazolás keretében a Bejelentő részére általános tájékoztatást kell nyújtani a Panasz tv. és jelen Szabályzat szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról. A Kijelölt Személy a jelen pontban rögzített tájékoztatásnak a jelen Szabályzat átadásával tesz eleget.

9. A bejelentés tartalma

9.1. Amennyiben a Bejelentő a bejelentés során nevét és elérhetőségét nem adja meg, tudomásul veszi, hogy bejelentésének vizsgálata mellőzésre kerülhet. A bejelentésben a Bejelentőnek szükséges előadnia a bejelentésre való jogosultságának okát (pl. munkaviszony fennállása).

9.2. A bejelentésben annak kivizsgálása és a szükséges intézkedés megtétele érdekében a Bejelentőnek kellő részletességgel kell előadnia az általa tapasztalt és a bejelentése alapjául szolgáló visszaélés vagy sérelem körülményeit.

Jellemzően az alábbi információkat kell a Bejelentőnek közölnie:

a) mely szervezeti egységet, kit érint a visszaélés;
b) miben nyilvánul meg a visszaélés;
c) amennyiben ismert, a visszaélés elkövetőjének beazonosításához szükséges adatok;
d) mikor történt a visszaélés;
e) jelenleg is folyamatban van-e a Visszaélés. Amennyiben a bejelentésnek voltak előzményei (pl. a Bejelentő a visszaélést már korábban is jelezte), szükséges erről is nyilatkozni a bejelentés során.

9.3. Abban az esetben, ha a Bejelentőnek a visszaéléssel kapcsolatban bármilyen dokumentum, vagy más, a bejelentését alátámasztó bizonyíték rendelkezésére áll, a kivizsgálás eredményessége érdekében javasolt ezt is csatolnia.

9.4. A bejelentés megtételekor a Bejelentőnek nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi, továbbá azokról a körülményekről, amelyekről tudomása van vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak.

VI. A VIZSGÁLAT MENETE

10. A vizsgálat elrendelése vagy mellőzése

10.1. A bejelentés alapján a vizsgálat az alábbi esetekben mellőzhető:

a) a bejelentést azonosíthatatlan Bejelentő tette meg,
b) a bejelentést nem a jelen Szabályzat 6. pontja szerint erre jogosult személy tette meg,
c) a bejelentés ugyanazon Bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú, illetve
d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

10.2. Amennyiben a 10.1. pontban foglalt esetek egyike sem áll fenn, a Társaság nevében a Kijelölt Személy a bejelentés alapján a vizsgálatot elrendeli.

11. A bejelentés vizsgálata

11.1. Amennyiben a bejelentés vizsgálatának mellőzésére a 10.1. pont szerinti okból nem kerül sor, a Kijelölt Személy a bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított 30 napon belül kivizsgálja.

11.2. A fenti határidőt különösen indokolt esetben, a Bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett lehet meghosszabbítani. A Bejelentőt ebben az esetben a kivizsgálás várható időpontjáról és a kivizsgálás meghosszabbítása indokairól kell tájékoztatni. A bejelentés kivizsgálásának és a Bejelentő szerinti erről történő tájékoztatásának határideje a meghosszabbítás esetén sem haladhatja meg a 3 hónapot.

11.3. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására.

11.4. Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről. A feljelentést a Kijelölt Személy, illetve helyettes Kijelölt Személy tájékoztatása alapján az ügyvezető jogosult megtenni. Amennyiben az ügyvezető a feljelentéssel érintett cselekményben érintett, úgy a Társaság legfőbb szerve határoz a feljelentés megtételéről.

11.5. A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell az V. fejezetben foglaltak szerint a bejelentésről. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása mellőzhető, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását. Ebben az esetben a tájékoztatás később történik meg.

11.6. A Társaság a 10.2. pontban foglaltaknak megfelelően a bejelentés alapján indult eljárás egésze alatt biztosítja, hogy a bejelentésben érintett személy a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját — akár jogi képviselője útján is — bármikor kifejthesse és bizonyítékokkal támaszthassa alá.

11.7. A Társaság a bejelentés vizsgálata során minden esetben tisztességesen, az egyenlő bánásmód követelményének és az ártatlanság vélelmének érvényesülése mellett, pártatlan és független módon jár el.

12. Vizsgálati eszközök

12.1. A bejelentés kivizsgálása során elsősorban a Bejelentő által előadottakat és az általa rendelkezésre bocsátott bizonyítékokat kell értékelni. Szükség esetén a Kijelölt Személy meghallgathatja a bejelentéssel érintett személyeket, illetve tanúkat. A bejelentéssel érintett személy(ek) és a tanúk nyilatkozata önkéntes, az semmilyen eszközzel, illetve joghátrány kilátásba helyezésével nem kényszeríthető ki.

12.2. Amennyiben a vizsgálathoz olyan társasági adatokra van szükség, amelyekkel a Kijelölt Személy nem rendelkezik, azt haladéktalanul bekéri azon személytől, aki az érintett adatok birtokában van, aki azokat  köteles rendelkezésre bocsátani.

12.3. A vizsgálat során a Kijelölt Személy birtokába került valamennyi adat és információ szigorúan védett adatnak minősül. Az adatokat és az információkat a Kijelölt Személy kizárólag a vizsgálat céljára használhatja fel, ezeket mással nem oszthatja meg. A vizsgálati eszközök tartalma a vizsgálatban részt vevők (érintett, tanúk, vezető munkavállalók vagy tisztségviselők) részére csak annyiban osztható meg, amennyiben ez a vizsgálat eredményessége érdekében szükséges.

12.4. Amennyiben a Kijelölt Személy rendelkezésére álló vizsgálati eszközök alapján a tényállás nem deríthető fel, erről a Bejelentőt haladéktalanul értesíteni kell és javasolni kell részére, hogy amennyiben a bejelentésében foglaltakat továbbra is fenntartja, forduljon a hatáskörrel rendelkező állami szervek vagy bíróság felé.

13. Iratkezelés

13.1. A visszaélés-bejelentési rendszerben iratnak minősül minden, a bejelentéssel kapcsolatos írott, nyomdai úton előállított vagy elektronikus eszközön tárolt dokumentum, a vizsgálattal kapcsolatos feljegyzések, jegyzőkönyvek, felvételek, valamint az intézkedés is.

13.2. A visszaélés-bejelentési rendszerben önálló, a Társaság iratkezelésétől elkülönült iratkezelést kell megvalósítani. Az iratok iktatását, másolását, őrzését kizárólag a Kijelölt Személy végezheti, e tevékenységében más nem helyettesítheti.

13.3. Az iratokat bejelentésenként elkülönítve, érkezési dátum szerinti sorrendben, zárt borítékban, a borítékokat zárt szekrényben kell tárolni. Az iratszekrényhez kizárólag a Kijelölt Személynek lehet hozzáférése.

13.4. A bejelentéssel kapcsolatos iratokat a kivizsgálás lezártát követő öt évig kell őrizni. Ezt követően azokat jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni.

VII. INTÉZKEDÉSEK

14.1. A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a jogellenes cselekmény vagy mulasztás, illetve visszaélések orvoslására.

14.2. Amennyiben a vizsgálat alapján a kijelölt személy a bejelentés megalapozatlanságát állapítja meg és további intézkedés megtétele nem szükséges, úgy az eljárást a Kijelölt Személy a Társaság nevében lezárja.

14.3. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, a Társaság a Kijelölt Személy javaslatára az ezzel kapcsolatos eljárási szabályok betartása mellett intézkedik a feljelentés megtételéről.

14.4. Amennyiben a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat eredménye szerint nem szolgál büntetőeljárás alapjául, ugyanakkor a vizsgálat során a Kijelölt Személy azt állapítja meg, hogy az jogszabályba vagy a Társaság belső szabályzatainak rendelkezésébe ütközik, intézkedési javaslatot terjeszt a hatáskörrel rendelkező munkáltatói joggyakorló, vagy a Társaság legfőbb szerve felé. A hatáskörrel rendelkező szerv megállapítja a visszaélést elkövető személy(ek) felelősségét. Ezen személlyel (személyekkel) szemben a Társaság, mint Munkáltató, munkáltatói intézkedés alkalmazására jogosult az Mt.-ben és a munkaszerződésben foglaltak szerint. Amennyiben az intézkedés megbízási jogviszonyban álló személlyel szemben indokolt, úgy a vezető tisztségviselő jogosult az intézkedés meghozatalára. Vezető tisztségviselővel szemben a legfőbb szerv jogosult intézkedni.

14.5. A Társaság a bejelentés kivizsgálását követően írásban (postai vagy elektronikus levélben) tájékoztatja a Bejelentőt a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a vizsgálat eredményéről, valamint az általa megtett vagy tervezett intézkedésekről.

14.6. Az írásbeli tájékoztatás mellőzhető, ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a 14.5 pontban foglaltakról a bejelentőt szóban tájékoztatta, aki a tájékoztatást tudomásul vette.  

VIII. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

Jelen Szabályzat, valamint az abban foglalt rendelkezések 2024. december 10. napján lépnek hatályba és határozatlan ideig hatályosak. A Szabályzat módosításai a módosítások közzététele napjától hatályosak. Jelen Szabályzatban foglaltakat a Panasz tv. és az Mt. rendelkezéseivel összhangban kell értelmezni.

 

Nagy Julianna
ügyvezető
II. Kerületi Sport és Szabadidősport Nonprofit Kft.

Mellékletek:

1.sz. melléklet – Adatkezelési tájékoztató

2.sz. melléklet – Bejelentési formanyomtatvány